Wie funktioniert die Buchhaltung?
Die Buchhaltung, wie man sie auch von der Steuerberatungssocietät Manfred Beutler & Yvonne Wernecke GbR durchführen lassen kann, ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens, das auch die Kalkulation, die Statistik sowie die Planung umfasst. Sie bezieht sich als Zeitraumrechnung auf die Vermögens-, Kapital- und Schuldenwerte. Außerdem zeichnet der Buchhalter für die Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle auf, um aus ihnen den Gewinn oder Verlust zu ermitteln.
Mit Beginn der Geschäftstätigkeit wird auch die Buchhaltung aufgebaut. Der Buchhalter muss sich bei seiner Arbeit an gesetzliche Vorschriften und Richtlinien halten. Zum Schluss des Geschäftsjahres fließen die ermittelten Werte in den Jahresabschluss ein. Unterjährig erstellt der zuständige Mitarbeiter die betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie stellt eine Prognose der späteren Gewinn- und Verlust-Rechnung sowie der Bilanz dar. Als Instrument unterstützt die BWA die Geschäftsleitung bei strategischen und taktischen Korrekturen, um die finanzwirtschaftlichen Kennzahlen bis zum Jahresabschluss zu verbessern.
Doch woher kommen die Daten, mit denen die Buchhaltung arbeitet? Und wie werden sie eingegeben und ausgewertet? Am Anfang stehen die Belege. Sie kommen von Lieferanten oder Kreditoren, den Banken, der Finanzverwaltung und internen Abteilungen. Das Unternehmen übergibt auch eigene Rechnungen und Gutschriften an seine Kunden oder Debitoren. Für jede dieser natürlichen und juristischen Personen wird ein Konto angelegt. Dabei handelt es sich primär um Aktiv- und Passiv-Konten, die später über die Bilanz abgeschlossen werden. Die vergebenen Konten, die Beträge sowie die damit verbundenen Sachverhalte werden auf den Belegen vermerkt. Im Anschluss verbucht der Buchhalter diese im Buchhaltungsprogramm seiner Firma. Dabei müssen diese Geschäftsvorfälle lückenlos, planmäßig und ordnungsgemäß erfasst werden. Keine Belegnummer darf es doppelt geben. Es sind sowohl numerische als auch alphabetische Zeichen erlaubt. Die verbundenen Daten bestehen aus mindestens einer Soll- und eine Habenbuchung. Dazu werden die Netto- und Bruttobeträge erfasst. Um den Vorgang später leichter zu identifizieren, formuliert der Mitarbeiter den dazugehörigen Buchungstext. Dieser lautet beispielsweise „Leasing BMW 525 1/12“.
Die Konten gibt es sowohl in der Bilanz als auch in der Gewinn- und Verlust-Rechnung. Sie richten sich nach dem gewählten Kontenrahmen. Die DATEV e. V. bietet beispielsweise den SKR 03 und SKR 04 an, die sich an dienstleistungs- und produktionsorientierte Unternehmen wenden. Innerhalb dieses Ordnungsinstruments folgt die Untergliederung in Kontenklassen, Kontengruppen und Einzelkonten. Auf Letzteren werden die Geschäftsvorfälle jeweils pro Konto im Soll oder Haben gebucht. Bei einer Soll-Buchung erfolgt die ausgleichende Buchung im Haben des anderen Kontos. Konten, die die Bilanz betreffen, unterteilt die Buchhaltung in Aktiv- und Passiv-Konten. Werden die Konten der Gewinn- und Verlust-Rechnung angesprochen, spricht der Buchhalter von Erfolgskonten, zu denen die Aufwands- und Ertragskonten gehören.
Wird beispielsweise eine Rechnung an den Kunden verschickt, so folgt die Buchung „Kunde an Ertrag“. Bezahlt dieser per Banküberweisung, dann wird in der Buchhaltung der Geschäftsvorfall „Bank an Kunde“ angesprochen.
Zum Jahresende schließt der Buchhalter die Buchhaltungskonten über die Bilanz und die Gewinn- und Verlust-Rechnung ab. Vorgängen, die zum 31.12. noch nicht abgeschlossen sind, erfasst die Geschäftsleitung über die Rückstellungen.
Teilen